Проверки: как себя вести рядовым сотрудникам

В сети очень много материалов относительно того, как необходимо вести себя при проверках первым лицам предприятий (руководителю, главному бухгалтеру). Однако у большинства компаний помимо указанных должностных лиц достаточно других штатных сотрудников. И в настоящей заметке мы хотели бы дать рекомендации, как себя стоит вести при проверках контролирующих органов именно рядовым сотрудникам.

Зачастую, при проверках компании, сотрудники – ее самое слабое звено. Поэтому самым важным разделом подготовки компании к приходу нежданных гостей является инструктаж всего персонала по действиям в нестандартных для компании ситуациях. Для больших компаний вообще имеет смысл провести в компании специальный тренинг по действиям сотрудников при проведении проверок, следственных действий, оперативно-розыскных мероприятий контролирующими (правоохранительными) органами.

Поскольку проведение проверок, и нередко с превышением полномочий, означает для сотрудников работу в стрессовой ситуации, а уровень стрессоустойчивости у всех разный, наиболее легкая и эффективная модель поведения – сразу уходить в «глухую защиту». Такая тактика минимизирует риски как для самого сотрудника, так и для компании-работодателя.

1. По всем вопросам деятельности компаний частной собственности ответственность (включая уголовную) несут лишь служебные лица компании, к которым согласно УК Украины (ч.3 ст.18) относятся лица, которые занимают постоянно или временно в компаниях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций, или выполняют такие функции по специальным полномочиям. Работники предприятий, учреждений, организаций, выполняющие профессиональные (адвокат, врач, учитель и т.п.), производственные (например, водитель) или технические (машинистка, охранник и т.п.) функции, могут признаваться служебными лицами только при условии, что наряду с этими функциями они исполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные обязанности. Даже если выполнение таких функций временное (например, сотрудник назначается и.о. руководителя на время отсутствия такового, или сотруднику поручено осуществить административно-хозяйственные обязанности по разовой доверенности).
2. Предоставлять любую информацию, касающуюся хозяйственной деятельности компании, может только директор (руководитель) и другие лица, у кого есть доверенность, которая дает им право действовать от имени компании по соответствующим вопросам. Сотрудники, которые не имеют такой доверенности, не вправе предоставлять какую-либо информацию или документы без ведома руководителя.
3. Штатные сотрудники работают на компанию-работодателя, а не на проверяющих, и подчиняются на рабочем месте рядовые сотрудники именно работодателю, а не представителям контролирующих органов. РЯДОВОГО СОТРУДНИКА ПРОВЕРЯЮЩИЕ НЕ МОГУТ (нет законодательных оснований) ПРИВЛЕЧЬ К ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИ ЗА ОТКАЗ ОБЩАТЬСЯ, НИ ЗА ОТКАЗ ВЫДАЧИ/ПОДПИСИ КАКИХ-ЛИБО ДОКУМЕНТОВ. А вот работодатель может привлечь к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности за нарушение трудовой дисциплины и за разглашение конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
4. При попытках общения с обычными сотрудниками представителей проверяющих органов прежде всего нужно попросить предъявить служебные удостоверения и не торопясь внимательно переписать из них все данные на лист бумаги, положив его затем в карман одежды. БЕЗ ПРЕДЪЯВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ НИ ГОВОРИТЬ НИ СЛОВА НИ НА КАКУЮ ТЕМУ. Если удостоверение предъявили быстро («сунув на секунду под нос») и тут же спрятали – сослаться на служебную инструкцию, требующую переписывать данные всех посетителей, без чего общаться запрещается под угрозой административных санкций, а об отказе предъявления удостоверений по инструкции требуется доложить руководству. Если служебное удостоверение предъявляется с вопросом «для каких целей необходимы данные», необходимо отвечать «с целью возможной подготовки жалобы в прокуратуру или суд о превышении полномочий и противодействию законной хозяйственной деятельности.» Если удостоверение не предъявляются – следует немедленно доложить руководителю и/или в службу безопасности компании/пост охраны или в юр.отдел.
5. После переписывания данных служебных удостоверений следует на все вопросы отвечать стандартными фразами «Я не могу обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны и конфиденциальной информации могу быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной. На любые Ваши вопросы ответит наш директор». Или «Я не компетентен в данных вопросах».
6. Если проверяющие вдруг начинают «прессовать», любой сотрудник может отказаться отвечать на вопросы, сославшись на ст. 63 Конституции Украины, согласно которой лицо не несет ответственности за отказ давать показания или объяснения в отношении себя.
7. Любой сотрудник, кроме руководителя компании, при проверке не должен подписывать никаких документов и ссылаться на то, что «Согласно моим должностным обязанностям я не имею право подписи никаких документов, имеющих отношение к деятельности компании».
8. На просьбу и/или требование о выдаче каких-либо документов или образцов товаров и пр. следует отвечать «Это за пределами моей компетенции, обратитесь к директору компании, потому что без его указания должностная инструкция не позволяет мне совершать никаких значимых действий».
9. Если во время проведения проверки в компании отсутствует руководитель, а проверяющие настаивают на вручении направления на проведение проверки и ее проведении, сотруднику компании следует известить проверяющих о занимаемой должности, и в дальнейшем указывать ее, расписываясь в документах, связанных с данной проверкой (например – офис-менеджер Иванова И.И., доверенность отсутствует).
10. Если сотрудник растерялся и не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Рядовым сотрудникам следует усвоить основное правило – на все вопросы любых контролирующих органов при проверках отвечает только руководитель и в идеале в присутствии юриста. всякая самодеятельность и самостоятельное принятие решений недопустимо. Все решения принимает только руководитель.

В интересах работодателя обязательно иметь в компании соответствующую утвержденную служебную инструкцию на случай проведения проверок, журнал проверок, Положение ко коммерческой тайне и конфиденциальной информации со всеми необходимыми приложениями (извлечение из законодательства, форма подписки о неразглашении, форма акта передачи информации, форма письменного обязательства третьих лиц (посетителей) о неразглашении и пр.), должностные инструкции для каждой штатной должности.